Les annulations font partie des principales causes d’insatisfaction des client·es. Bien sûr, des imprévus peuvent toujours survenir (maladie, urgence, problème de transport).
Mais pour garantir une bonne expérience sur Wecasa, les annulations doivent rester exceptionnelles.
1️⃣ Que se passe-t-il si vous annulez une session ?
Lorsque vous annulez une session, Wecasa considère que vous n’êtes pas disponible ce jour-là.
➡ Vos sessions déjà programmées sont maintenues.
➡ Mais vous ne recevrez plus de nouvelles demandes pour cette journée.
🖊️ Lors de l’annulation, vous devez indiquer un motif et rédiger un message à destination du/de la client·e.
➡ C’est l’occasion de vous excuser et d’expliquer la situation.
💡 Si la session faisait partie d’un cycle de prestations régulières, vous pouvez annuler toutes les sessions futures de ce/de cette client·e en sélectionnant l’option « mettre fin aux sessions régulières ».
🚨 Important :
✔ Une annulation plus de 7 jours à l’avance ne bloque pas votre journée.
✔ Ne demandez jamais au/à la client·e d’annuler à votre place – vous devez annuler vous-même, sinon cela peut entraîner une restriction de votre compte.
✔ Avant d’annuler, essayez de proposer un autre créneau. Si le/la client·e accepte, vous pouvez simplement modifier la réservation.
2️⃣ Règle spéciale pour les annulations de dernière minute (moins de 24h avant)
📅 Qu’est-ce qu’une annulation tardive ?
Toute annulation faite moins de 24h avant le début prévu de la session est considérée comme tardive.
📌 Exemple :
➡ Vous avez une session le mercredi à 15h
➡ Vous l’annulez le mardi à 15h30
➡ Cela compte comme une annulation tardive
🔴 Trois annulations tardives en moins d’un mois entraînent un blocage de votre compte pendant 48h
➡ Pendant cette période, vous ne recevrez aucune nouvelle demande de réservation
🖊️ Comme toujours, vous devez indiquer la raison de l’annulation et écrire un message au/à la client·e.
💡 Avant d’annuler, vérifiez si vous pouvez décaler la session – si oui, modifiez simplement la réservation.
🚨 Ne demandez pas au/à la client·e d’annuler à votre place : c’est votre responsabilité.
3️⃣ Cas exceptionnel : maladie ou urgence
🤒 Si vous êtes malade et devez annuler plusieurs sessions dans la même journée,
➡ Cela ne compte que pour une seule annulation tardive.
📌 N’oubliez pas d’indiquer une absence dans votre calendrier, pour ne pas recevoir d’autres demandes durant cette période.
🚀 Points-clés à retenir :
✔ Une annulation bloque les nouvelles demandes pour la journée, mais pas les sessions déjà confirmées
✔ 3 annulations tardives en un mois = blocage du compte pendant 48h
✔ Essayez toujours de proposer un autre créneau avant d’annuler
✔ Plusieurs annulations liées à une maladie = 1 seule annulation comptabilisée
✔ Vous devez toujours annuler vous-même : ne demandez jamais à un·e client·e de le faire
💡 En limitant vos annulations et en gérant vos modifications de façon professionnelle,
vous augmentez vos chances de recevoir plus de réservations et d’assurer une excellente satisfaction client ! 🚀